Reuniones conjuntas

Cuando dos o más clubes, acuerden ejecutar una reunión conjunta, es recomendable designar la organización y dirección sólo a uno de ellos. Será el Presidente de ese Club, quien desarrolle el programa previamente acordado.

Cuando se trate de una reunión conjunta de homenaje a otra institución, debe omitirse el desarrollo de temas rotarios, limitándose en todo momento sólo a homenajear a la institución visitante.

Como una muestra de la tradicional unión y camaradería rotaria, es conveniente que algún socio, representante de cada club presente, resalte las celebraciones internas o de compañerismo que conmemoran.

El Club organizador debe prever una mesa de honor, en que se encuentre la persona más representativa de la institución homenajeada además cada uno de los Presidentes de los clubes anfitriones. Si fueren varias las visitas presentes, serán distribuidas en el resto de las mesas más próximas.

El centro de la mesa lo ocupará el Presidente del Club organizador, a su derecha el Asistente del Gobernador de Distrito, si es que el Gobernador no estuviera presente y a su izquierda la visita más representativa. Alternadamente de derecha a izquierda se ubicarán los restantes Presidentes y considerando que son igualmente anfitriones de la reunión, en estricto orden de antigüedad de su Club.

Si la asistencia de varios Presidentes de clubes no permite la ubicación de todos ellos en la mesa cabecera, se debe preparar una o varias mesas especiales para este efecto.

Por norma básica de protocolo y orden de permanencia de los asistentes, es necesario y conveniente exhibir visiblemente un plano de orientación individual de los asientos a ocupar. En lo que respecta a la cabecera, se sugiere que en cada asiento se coloque además, una tarjeta con el rango y nombre del comensal.

Al término de la actuación del orador de la noche, el Presidente del Club organizador agradecerá su colaboración. En el caso de que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por otro de los clubes presentes, el Presidente del Club anfitrión hará resaltar tal circunstancia y agradecerá la colaboración prestada por ese Club.

Con todo, al término de la reunión el Presidente agradecerá la presencia de las visitas en el orden establecido de prelación, siendo recomendable hacerles entrega de algún banderín o material rotario, que refleje el sentimiento de afecto de Rotary y la importancia del rol que cumple esa Institución homenajeada en la comunidad nacional o local..

Es requisito de la más absoluta cortesía, el que ninguna persona abandone la sala donde de realiza esta reunión conjunta de homenaje a alguna Institución o persona, sin que se hubiere retirado previamente la (s) visita (s). Para ello es igualmente necesario, que la hora de término de la parte formal, obedezca a horarios razonables y prudentes.