Horario de la reunión:
Debe procurarse por mantener un estricto respeto por los horarios de inicio y término de la reunión, la duración de esta se estima prudente entre los 90 minutos y los 120 minutos.
El término de la reunión será determinada por el Presidente.
Lugar de la reunión:
Es necesario y recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables, bien iluminados y aireados; con una adecuada ornamentación al protocolo y a los atributos que ameritan una reunión rotaria (campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si se posee, rueda rotaria, etc.).
Es recomendable exigir la presentación de las mesa en buenas condiciones
(vajilla, manteles, vasos, servilletas, copas, jarras, botellas, arreglos florales, etc.)
La disposición de la mesa de reunión se hará de tal manera que medie la menor distancia posible entre sus extremos, con respecto al centro de la misma. Se preferirá una mesa cabecera algo más extendida en lugar de ‘‘peines’’ muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunión.
¿Quien dirige la reunión ?
Toda reunión de un club rotario será presidida por su Presidente en ejercicio. En caso de ausencia de éste, corresponderá que asuma la dirección de la reunión alguna de las personas que se indican y en el orden que se menciona: 1º el Vicepresidente, 2º el Past Presidente y 3º el ex Presidente menos antiguo que se encuentre presente.
En caso de indisposición del Presidente u otra alternativa que le obligue abandonar la reunión, asumirá la dirección la persona y en la forma como se indicó en el punto anterior.
Desarrollo de la reunión
El presidente del Club, o quién preside la reunión desarrollará el programa previsto, evitando interrupciones de los socios o invitados, que no tengan directa relación con el tema en desarrollo.
De existir alguna información de algún socio no contemplada en el programa, se sugiere recomendarle que sea reservada para el punto “Varios”, donde el Presidente debe ofrece la palabra para algún tema imprevisto o no considerado.
La información de secretaría y de los distintos Comités intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias, concisas, instructivas y, en lo posible, de fácil entendimiento para las visitas no rotarias, en el caso de haberlas.
Según sean las modalidades que se hayan autoimpuestos los Clubes o las condiciones físicas de las personas, tanto las intervenciones del Presidente como la
del resto de los socios en el desarrollo normal de la reunión, podrán realizarla sentados o de pié. Cuando se trate de exponer algún trabajo, hacer uso de la palabra o ante otra situación especial relevante, la intervención debe hacerse de pié.
El toque de campana simboliza el ‘‘toque de atención’’ y, es muy importante que, hasta que no se haya conseguido un silencio total, no se dé comienzo a la información o parlamento de quién tenga que hacer uso de
Vestuario
Es altamente recomendable que el Presidente sugiera a los socios e invitados, el vestir una indumentaria personal correcta y adecuada a la calidad que debe adornar toda reunión rotaria y acorde al período estacional de la misma. Especial recomendación debe obrar, cuando se cuente con la visita de alguna personalidad ajena a Rotary, circunstancia que oportunamente debe ser puesta en conocimiento de los socios, recomendándoles el concurrir en con una la vestimenta informal o formal, con corbata, etc.
Hay oportunidades, eventos o compromisos cumplidos al interior o fuera del Club, en el cual los socios siempre deberán asumirlas con la más absoluta formalidad, no sólo en lo que respecta al desarrollo de la reunión, sino también en forma muy especial en cuanto al vestuario que se utilice. Mención especial en esta condición se encuentran: la visita oficial del Gobernador de Distrito, ceremonias de homenajes a Instituciones, celebración de aniversarios de países amigos, transmisiones de mando de
Abandono de la reunión
Si un socio o rotario visitante por indisposición u otra circunstancia personal, tiene la necesidad de abandonar el lugar de reunión antes de su finalización, deberá
dirigirse al sitial de la presidencia y solicitar el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso, se retirará en la forma más discreta posible. El gesto de solicitar la venia de quien preside la reunión, debe entenderse que es extensivo a todos los presentes y así debe ser aceptado.
Comportamiento con nuestras visitas
Cuando se cuente con una visita destacada (autoridad administrativa o rotaria, expositor, etc ), ésta deberá ser recibida en la puerta del edificio por el Macero o el coordinador de la invitación, quien lo acompañará y lo presentará al Presidente del Club, quien a contar de se momento será su anfitrión.
Cuando esta personalidad invitada exprese la necesidad de retirarse antes de finalizar la reunión, quién preside y en el momento oportuno, procederá a suspenderla momentáneamente e informará a los presentes esta circunstancia. Quien preside acompañará a la visita hasta la puerta de la habitación y, nuevamente el Macero o el coordinador lo acompañará hasta la puerta de salida del edificio.
Desde su llegada y hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser cordialmente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en algún momento, ellas o alguna de ellas, quede aislada o se sienta sola.
De los oradores
Si la reunión contemplara la participación de varios oradores, harán uso de la palabra en orden decreciente de jerarquía. El último que hable, en todos los casos y si estuviera presente, será el Gobernador de Distrito en ejercicio. Después de él, el Presidente sólo dirá unas breves palabras para dar término oficial a la reunión y agradecer la presencia de las visitas y oradores.
Ante la presencia de alguna autoridad o visita que no tenga oficialmente la calidad de orador en la reunión, discreta y cordialmente se le ofrecerá la oportunidad de hacer uso de la palabra. Si no acepta debe respetarse su decisión.
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