1.- Conceptos
2.- Insignia rotaria
Ejecución y entonación del Himno Patrio
En el transcurso de una misma ceremonia, el Himno Nacional se tocará y/o cantará sólo una vez y se podrá ejecutar al momento de izar la Bandera, estando ya izada o bien, sin presencia del Pabellón Patrio y, mientras dure su ejecución, no debe haber desplazamientos de personas por el lugar.
Cuando deba ejecutarse otros himnos nacionales, se hará siempre con la misma solemnidad que el Himno Patrio, en orden alfabético o en el orden de importancia circunstancial, originada especialmente en la investidura de la (s) visitas. En tal circunstancia, en último término se ejecutará y entonará el Himno Nacional patrio.
En ningún caso debe cantarse el Himno Nacional o de un país extranjero, con las banderas arriadas.
Pautas generales de Protocolo
La Bandera Nacional, es el mayor símbolo de la Patria, al que todos los miembros de la sociedad argentina, tienen el deber de dispensarle veneración y el máximo respeto, especialmente en la solemnidad y alto significado con que debe izarse y arriarse durante una ceremonia.
Cuando se trate de un Pabellón Nacional, de mesa, tipo banderín: deberá ubicarse en el centro de la mesa cabecera, frente al Presidente.
Por normal general y si el espacio lo permite, la ubicación de las banderas en mástiles, será en el área central, detrás de las autoridades más representativas del acto. Si el espacio no lo permite, se ubicarán en el costado derecho de la cabecera.
Tratándose de la Bandera Nacional, de pié en un mástil, deberá ubicarse siempre a la derecha, mirando desde la cabecera o proscenio hacia el auditorio y, la Bandera Rotaria, a la izquierda.
Si la circunstancia amerita la presencia de tres o más banderas, representativas de alguna autoridad nacional o invitado extranjero, su distribución será la siguient : Nacional de pie al centro, a la derecha debe ubicarse la extranjera y la Rotaria a la izquierda de la Nacional, siempre mirando desde la cabecera hacia el auditorio.
5.- Izamiento de los Pabellones
La bandera nacional no debe ser izada por un extranjero, de igual forma la bandera extranjera por quien no tenga esa nacionalidad, y la bandera rotaria por quien no sea rotario, salvo la ausencia de alguna persona en tal condición.
Cuando por circunstancias de duelo nacional se disponga el izamiento de un Pabellón a Media Asta, estos serán elevados inicialmente hasta el tope del los mástiles, para posteriormente descenderlo hasta la mitad del mástil, donde permanecerá hasta el término de la condición que originó su izamiento.
6.- Arrío de los Pabellones
Al igual que en el izamiento, la Bandera Nacional, de otro país o el Pabellón Rotario, serán arriados únicamente por un connacional al que pertenece el pabellón, o por un rotario, salvo la ausencia de alguna persona en tal condición. Al descender las enseñas no debe aplaudirse, pero si se hará una vez arriada.
7.- De las invitaciones
Por su parte, los socios rotarios que sean invitados a una ceremonia, están en la obligación de asistir, en las condiciones en que fue invitado, salvo que existieren circunstancias insalvables que le impidieren hacerlo. En tal situación, deberá en forma oportuna agradecer y excusarse, en los mismo términos que le fuera formulada la invitación.
Compensación de asistencia
9.- Orden jerárquico de las reuniones
A nivel de Gobernación de Distrito:
Gobernador en ejercicio, Representante de RI, Director de RI., Ex Director de RI., Past Gobernador, Gobernador Electo, Gobernador Propuesto, Ex Gobernadores por orden decreciente de antigüedad, Asistente del Gobernador, Secretario del Distrito, Tesorero del Distrito, Director del Distrito, Presidentes de otros clubes.
A nivel de Club:
Presidente, Vicepresidente, Past Presidente, Presidente Electo, Ex Presidentes por orden decreciente de antigüedad, Secretario, Tesorero, Macero, Presidente de Comités.
En ceremonias oficiales, reuniones de homenaje o reuniones conjuntas, el Asistente del Gobernador ocupará siempre el lugar del Gobernador, en su ausencia. Su ubicación estará inmediatamente a la derecha del Presidente que dirige la reunión.
10.- Reunión del Club
Horario de la reunión:
Debe procurarse por mantener un estricto respeto por los horarios de inicio y término de la reunión, la duración de esta se estima prudente entre los 90 minutos y los 120 minutos.
El término de la reunión será determinada por el Presidente.
Lugar de la reunión:
Es necesario y recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables, bien iluminados y aireados; con una adecuada ornamentación al protocolo y a los atributos que ameritan una reunión rotaria (campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si se posee, rueda rotaria, etc.).
Es recomendable exigir la presentación de las mesa en buenas condiciones
(vajilla, manteles, vasos, servilletas, copas, jarras, botellas, arreglos florales, etc.)
La disposición de la mesa de reunión se hará de tal manera que medie la menor distancia posible entre sus extremos, con respecto al centro de la misma. Se preferirá una mesa cabecera algo más extendida en lugar de ‘‘peines’’ muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunión.
¿Quien dirige la reunión ?
Toda reunión de un club rotario será presidida por su Presidente en ejercicio. En caso de ausencia de éste, corresponderá que asuma la dirección de la reunión alguna de las personas que se indican y en el orden que se menciona: 1º el Vicepresidente, 2º el Past Presidente y 3º el ex Presidente menos antiguo que se encuentre presente.
En caso de indisposición del Presidente u otra alternativa que le obligue abandonar la reunión, asumirá la dirección la persona y en la forma como se indicó en el punto anterior.
Desarrollo de la reunión
El presidente del Club, o quién preside la reunión desarrollará el programa previsto, evitando interrupciones de los socios o invitados, que no tengan directa relación con el tema en desarrollo.
De existir alguna información de algún socio no contemplada en el programa, se sugiere recomendarle que sea reservada para el punto “Varios”, donde el Presidente debe ofrece la palabra para algún tema imprevisto o no considerado.
La información de secretaría y de los distintos Comités intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias, concisas, instructivas y, en lo posible, de fácil entendimiento para las visitas no rotarias, en el caso de haberlas.
Según sean las modalidades que se hayan autoimpuestos los Clubes o las condiciones físicas de las personas, tanto las intervenciones del Presidente como la
del resto de los socios en el desarrollo normal de la reunión, podrán realizarla sentados o de pié. Cuando se trate de exponer algún trabajo, hacer uso de la palabra o ante otra situación especial relevante, la intervención debe hacerse de pié.
El toque de campana simboliza el ‘‘toque de atención’’ y, es muy importante que, hasta que no se haya conseguido un silencio total, no se dé comienzo a la información o parlamento de quién tenga que hacer uso de
Vestuario
Es altamente recomendable que el Presidente sugiera a los socios e invitados, el vestir una indumentaria personal correcta y adecuada a la calidad que debe adornar toda reunión rotaria y acorde al período estacional de la misma. Especial recomendación debe obrar, cuando se cuente con la visita de alguna personalidad ajena a Rotary, circunstancia que oportunamente debe ser puesta en conocimiento de los socios, recomendándoles el concurrir en con una la vestimenta informal o formal, con corbata, etc.
Hay oportunidades, eventos o compromisos cumplidos al interior o fuera del Club, en el cual los socios siempre deberán asumirlas con la más absoluta formalidad, no sólo en lo que respecta al desarrollo de la reunión, sino también en forma muy especial en cuanto al vestuario que se utilice. Mención especial en esta condición se encuentran: la visita oficial del Gobernador de Distrito, ceremonias de homenajes a Instituciones, celebración de aniversarios de países amigos, transmisiones de mando de
Abandono de la reunión
Si un socio o rotario visitante por indisposición u otra circunstancia personal, tiene la necesidad de abandonar el lugar de reunión antes de su finalización, deberá
dirigirse al sitial de la presidencia y solicitar el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso, se retirará en la forma más discreta posible. El gesto de solicitar la venia de quien preside la reunión, debe entenderse que es extensivo a todos los presentes y así debe ser aceptado.
Comportamiento con nuestras visitas
Cuando se cuente con una visita destacada (autoridad administrativa o rotaria, expositor, etc ), ésta deberá ser recibida en la puerta del edificio por el Macero o el coordinador de la invitación, quien lo acompañará y lo presentará al Presidente del Club, quien a contar de se momento será su anfitrión.
Cuando esta personalidad invitada exprese la necesidad de retirarse antes de finalizar la reunión, quién preside y en el momento oportuno, procederá a suspenderla momentáneamente e informará a los presentes esta circunstancia. Quien preside acompañará a la visita hasta la puerta de la habitación y, nuevamente el Macero o el coordinador lo acompañará hasta la puerta de salida del edificio.
Desde su llegada y hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser cordialmente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en algún momento, ellas o alguna de ellas, quede aislada o se sienta sola.
De los oradores
Si la reunión contemplara la participación de varios oradores, harán uso de la palabra en orden decreciente de jerarquía. El último que hable, en todos los casos y si estuviera presente, será el Gobernador de Distrito en ejercicio. Después de él, el Presidente sólo dirá unas breves palabras para dar término oficial a la reunión y agradecer la presencia de las visitas y oradores.
Ante la presencia de alguna autoridad o visita que no tenga oficialmente la calidad de orador en la reunión, discreta y cordialmente se le ofrecerá la oportunidad de hacer uso de la palabra. Si no acepta debe respetarse su decisión.
Reuniones conjuntas
Cuando dos o más clubes, acuerden ejecutar una reunión conjunta, es recomendable designar la organización y dirección sólo a uno de ellos. Será el Presidente de ese Club, quien desarrolle el programa previamente acordado.
Cuando se trate de una reunión conjunta de homenaje a otra institución, debe omitirse el desarrollo de temas rotarios, limitándose en todo momento sólo a homenajear a la institución visitante.
Como una muestra de la tradicional unión y camaradería rotaria, es conveniente que algún socio, representante de cada club presente, resalte las celebraciones internas o de compañerismo que conmemoran.
El Club organizador debe prever una mesa de honor, en que se encuentre la persona más representativa de la institución homenajeada además cada uno de los Presidentes de los clubes anfitriones. Si fueren varias las visitas presentes, serán distribuidas en el resto de las mesas más próximas.
El centro de la mesa lo ocupará el Presidente del Club organizador, a su derecha el Asistente del Gobernador de Distrito, si es que el Gobernador no estuviera presente y a su izquierda la visita más representativa. Alternadamente de derecha a izquierda se ubicarán los restantes Presidentes y considerando que son igualmente anfitriones de la reunión, en estricto orden de antigüedad de su Club.
Si la asistencia de varios Presidentes de clubes no permite la ubicación de todos ellos en la mesa cabecera, se debe preparar una o varias mesas especiales para este efecto.
Por norma básica de protocolo y orden de permanencia de los asistentes, es necesario y conveniente exhibir visiblemente un plano de orientación individual de los asientos a ocupar. En lo que respecta a la cabecera, se sugiere que en cada asiento se coloque además, una tarjeta con el rango y nombre del comensal.
Al término de la actuación del orador de la noche, el Presidente del Club organizador agradecerá su colaboración. En el caso de que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por otro de los clubes presentes, el Presidente del Club anfitrión hará resaltar tal circunstancia y agradecerá la colaboración prestada por ese Club.
Con todo, al término de la reunión el Presidente agradecerá la presencia de las visitas en el orden establecido de prelación, siendo recomendable hacerles entrega de algún banderín o material rotario, que refleje el sentimiento de afecto de Rotary y la importancia del rol que cumple esa Institución homenajeada en la comunidad nacional o local..
Es requisito de la más absoluta cortesía, el que ninguna persona abandone la sala donde de realiza esta reunión conjunta de homenaje a alguna Institución o persona, sin que se hubiere retirado previamente la (s) visita (s). Para ello es igualmente necesario, que la hora de término de la parte formal, obedezca a horarios razonables y prudentes.
reuniones Oficiales con Cena
En los actos oficiales más relevantes a los cuales se ha invitado a autoridades nacionales, miembros del Cuerpo Diplomático u otras personalidades nacionales y/o extranjeras, las precedencias de las respectivas categorías, serán las que se contemplen en el Reglamento de Manual y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
En los banquetes y cenas de especial categoría, como se mencionó anteriormente, deberá existir siempre un plano de orientación individual, que designe a cada uno de los asistentes su respectivo asiento. Si hubiere varias puertas, en el plano se indicará la que facilitará su acceso.
En cada asiento deberá colocarse además, unas tarjeta con el rango y nombre del comensal. Tratándose de mesas con menor capacidad de asientos, 6 u 8 personas,
podrá asignarse la ubicación de los asistentes con una tarjeta en que se contemple los nombres de quienes la ocuparán. Por norma básica de respeto a nuestros invitados, nadie deberá sentarse antes que lo haga la persona que preside la mesa, ni tampoco levantarse antes que ella.
El lugar de honor estará ubicado en el centro de la mesa, el que una vez establecido, constituirá la base para la asignación de los demás puestos, teniendo especial preocupación de no considerar la ubicación del sitio de honor, dando la espalda a la puerta principal.
El ingreso y salida desde el comedor, será iniciado siempre la persona que ostenta el lugar de honor.
Distribución de los comensales en una mesa
Existen variadas modalidades para distribuir formalmente a los invitados en una mesa, teniendo para ello especial consideración el carácter de la reunión, la categoría de los invitados y si lo hacen sólo o acompañados por sus esposas.
Si a una cena de alto nivel protocolar ofrecida por un Club asisten damas, entre ellas la esposa del invitado principal, la mesa contará con dos cabeceras. Por norma general los puestos de honor siempre serán ocupados por el Presidente del Club y su esposa, situación que variará por única excepción, ante la presencia del Presidente Internacional de Rotary y su esposa, quienes pasarán en esta ocasión, a ocupar los puestos de honor.
A la derecha de quien ocupa el puesto principal (Presidente) se ubica la cónyuge del invitado de honor y, a la derecha del éste, la esposa del Presidente del Club. Los demás comensales se ubicarán en el orden que les corresponda y las damas alternando los puestos con los varones, de acuerdo al orden de precedencia de los respectivos esposos.
13. EJEMPLO TENTATIVO DE CEREMONIA DE INTRODUCCION DE UN SOCIO. NO OBLIGATORIO. SEGÚN USOS Y COSTUMBRES.
A continuación se procederá a la ceremonia de ingreso de nuestro amigo …………..
………………. al Rotary Club ……………. Lo invito a acercarse.
Dejo con la palabra al socio …………, Macero del Club.
MACERO
El secretario ……………… dará lectura de la Resolución de Directorio que aprueba el ingreso al Club de un nuevo Socio.
SECRETARIO
Vistos y considerando la presentación hecha al Club por nuestro socio …………. , el informe del Comité de Socios, del Comité de Clasificaciones y la aprobación de la Asamblea, antecedentes éstos, unidos a los méritos personales de los postulantes, han decidido que el Rotary Club ……………………………., en sesión de Directorio de fecha ……………………………, acepte integrar como miembro activo al señor …………………………………………….
PRESIDENTE
(Nombre del postulante ), estás por convertirte en el socio miembros más nuevo del Rotary Club ……………. El rotario que te propuso te ha conferido un gran honor. El vio en ti cualidades que te harán un buen rotario.
Y ahora, tres de nuestros socios, todos Ex Presidentes, te van a incorporar formalmente a nuestro club.
PRIMER EX PRESIDENTE
Amigo (nombre ) bienvenido al Rotary Club ……………, donde serás llamado por tu primer nombre. Estoy parado ante ti, para introducirte a una nueva gran aventura, en servicio, en vuestra vocación, en vuestra comunidad y tus compañeros. Compartirás los objetivos de nuestra organización, con otros hombres de este club, con aproximadamente …… rotarios en el área de (ciudad). Serás parte de los….. rotarios con que cuenta nuestro Distrito y con cerca de 1.250.000 rotarios de 200 países en el mundo. Todos son dirigentes profesionales, empresarios y cívicos, unidos por el objetivo de alentar y fomentar el ideal de servicio en un ambiente de compañerismo. Nosotros esperamos de ti, que representes fielmente las metas y principios rotarios, en tu familia, en tus amigos, tus asociados, en tu comunidad y en el mundo.
SEGUNDO EX PRESIDENTE
( Nombre del postulante ), bienvenido al Rotary Club …………………… En 1905 Paúl Harris un joven abogado de Chicago, vivía la soledad de una gran ciudad, deseando compartir con otros hombres de ocupaciones diferentes a la suya. Así en la tarde del 23 de febrero de 1905, él se reunió con tres amigos y discutieron la idea. Se reunían y rotaban el lugar de reunión en diferentes oficinas y así es como nació Rotary. Su número fue creciendo cada vez y fueron muchos los que siguieron la costumbre de reunirse en oficinas. Por su creciente número debieron escoger un lugar más amplio y sin percatarse, le dieron vida a un nuevo club. De ese inicial propósito de buscar y encontrar compañerismo, pronto se llegó a una satisfacción mayor, cual es la entrega de servicio a la comunidad.
Notarás que ya has oído dos cualidades básicas de Rotary : SERVICIO y COMPAÑERISMO
TERCER EX PRESIDENTE ( Se ubica detrás del nuevo socio)
( Nombre del postulante ), hablo desde detrás de ti, para impulsarte a una nueva y gran aventura; más que ser un socio, deseo que llegues a ser un verdadero Rotario. Primero hay cosas que debes aprender, entre ellas, el Objetivo de Rotary Internacional, que en su preámbulo dice " estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda empresa digna ", también acuñamos frases como "Se beneficia más quien mejor sirve " y “Dar de sí sin pensar en si”.
Y por supuesto conocerás nuestra famosa Prueba Cuádruple, a la que debiéramos someter todo lo que pensamos, decimos y hacemos.
Primero : ¿ Es la VERDAD ?
Segundo : ¿ Es EQUITATIVO para todos los Interesados ?
Tercero : ¿ Creará buena VOLUNTAD Y MEJORES AMISTADES ?
Cuarto : ¿ Será BENEFICIOSO para. TODOS los interesados ?
Hay muchos bibliografía que podrás leer. Te será entregado un libro con la Fundación e historia de ROTARY. Por medio de él, en las propias palabras del fundador, conocerás la filosofía básica del compañerismo y el servicio.
Pero recuerda que lo más importante en Rotary es participar y ello comienza con tu semanal asistencia a reuniones. Haz que Rotary sea pata ti un importante hito de la semana. Para apreciar el amplio espectro, podrás visitar y compensar en otros clubes, asiste a las asambleas y conferencias distritales y, si te es posible, a la Convención Internacional.
AL TÉRMINO DEL TERCER EX PRESIDENTE
El PRESIDENTE (Parado al lado del nuevo socio)
(Nombre del postulante ), estoy parado a vuestro lado, representando a los miembros de este club, para caminar junto a ti hacia ese nuevo gran reto Para ello te voy a solicitar la promesa de honor proclamada ante tus nuevos amigos.
(Todo el club se pone de pié)
Señor ………………………….., ¿ prometéis al incorporaros a Rotary aceptar sus objetivos y estatutos. Os comprometéis solemnemente ante vuestra conciencia y ante vuestros nuevos amigos a someteros en todo momento a la PRUEBA CUÁDRUPLE ROTARÍA, para que vuestras ideas, palabras y acciones estén siempre inspiradas por la VERDAD, la JUSTICIA, la AMISTAD y el SERVICIO ?
POSTULANTE, SI PROMETO ( APLAUSOS )
Al prender esta insignia en tu solapa, te declaro miembro de Rotary Club ……………………, el que te recibe con el aprecio y la lealtad de un amigo. Usa esta insignia con orgullo, junto a la tarjeta de identificación, la que te abrirá las puertas para asistir a cualquier club rotario en el mundo.
Haz sido aceptado como nuestro socio más nuevo. Para cada socio, Rotary es un nuevo desafío, obtendrás de esta organización lo que tú inviertas en ella, haz tu mejor esfuerzo y podrás llegar a ser nuestro mejor rotario. Si tú estás dispuesto a dar este paso en Rotary, camina junto a mí y recibe tu bienvenida oficial de tus compañeros rotarios.
(APLAUSOS )
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